اتوماسیون اداری (دبیرخانه- گردش کار)
نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش کار
برنامه تحت وب بوده و بدون پیش نیاز نرم افزاری قابل پیاده سازی می باشد ، مدیرت پروژه قسمت پیشرفته و مجهزتر گردش کار هست که امکانات بیشتری را دراختیار کاربر قرار میدهد
نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش کار
اطلاعات و دانش فنی نرم افزار اتوماسیون اداری
BPMS راهکار توسعه
سرعت عمل در اصلاح و به روز رسانی سیستم های نرم افزاری نیازمند پیش بینی تغییرات و ایجاد زیرساخت مناسب برای اعمال این تغییرات است. امروزه این زیرساخت با عنوان سامانه مدیریت گردش کار ( Business Process Management System ) مطرح شده و در بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ با موفقیت بکار گرفته می شود.
یک (Workflow Management System (WFMS، سیستم مدیریت گردش کار نرم‌افزاری است که اجرای گردش کاری را با تفسیر تعریف فرآیند، تعامل با مشارکت کنندگان گردش کاری و در صورت نیاز استفاده از ابزارها و برنامه‌های کاربردی خارجی مدیریت می‌کند. به یاد داشته باشید که همه سیستم‌های گردش کاری مبتنی بر فرایند هستند.
گردش کار یا همان Workflow را روش و نرم افزاری برای «خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار» تعریف کرده اند که در آن، اسناد، داده ها و وظایف – بر اساس رویه ها یا مقرراتی از پیش تعیین شده – از جایی به جایی دیگر جریان می یابد.
گردش کار یعنی پاسخ به این سوالات که چه کسی، روی چه موضوعی، در چه حوزه ای و در چه زمانی مشغول فعالیت است.
گردش ها کار به سه دسته تقسیم می شوند:
۱- ترتیبی: دراین گردش کار برگشت به مرحله قبل وجود ندارد.
۲- سیستمی: این گردش کارها پیچیده تر هستند و امکان بازگشت به مرحله قبل را نیز دارند.
۳- مبتنی بر قوانین: این دسته همانند گردش کارهای ترتیبی هستند اما با این تفاوت که قوانین هستند که پیشرفت در فرایند را تعیین می کنند.
میتوانید سیستم نگهداری و تعمیرات را نیز که یکی از اجزاء سیستم مدیریت منابع سازمانی می باشد مشاهده نمایید.
گردش کاری به سه حالت ممکن است شروع شود:
۱- زمانبندی شده: با توجه به زمانی که برای شروع و تکرار آن در نظر گرفته شده است، شروع می شود.
۲- فرم: در واقع رایج ترین نوع شروع در گردش کار است که کاربر با پر کردن فرم و ارسال آن، گردش کار را به جریان می اندازد.
۳- API: سیستم های دیگر می توانند یک گردش کار را در قالب پیامک اعلان یا وب سرویس و به کمک API شروع کنند.
گردش کار
شرح نرم افزار
نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش کار کهن که درواقع بخشی از برنامه مدیریت سازمانی (ERP) اگر بخواهیم این قسمت از ERP کهن را متمایز کنیم می توانیم به سادگی و کاربردی بودنی آن اشاره داشته باشیم گاهی پیچیدگی ها موجود در برنامه و حتی امکانات موجود در برنامه ها موجب سردرگمی کاربران و سنگین شدن فرآیند گردش فرآیند و مدیریت می شود گردش کار هدفی جز ساده کردن و موسلط کردن کاربران و مدیران چه در قالب پروژه (مجموعه ای از کارها) و چه در قالب کار سازمانی نداشته و ندارد
امکانات نرم افزار گردش کار
• امکان تعریف کار
• ارجاع کار در قالب گروه ها و دپارتمان ها
• ارجاع فایل در کنار کار
• امکان فرستادن رو نوشت
• تعریف و ارجاع کار به صورت گروهی
• نمایش در کارتابل فرد مورد نظر
• اماکن اعلام وضعیت - تایید انجام ، ارجاع کار , بازگشت دادن کار
• مشاهده سابقه کار با تفکیک ایجاد کننده و کاربر عادی
• امکان اولویت بندی کار
• ایجاد کد پیگیری برای کار
• امکان مدیریت زمانی (تخمین زمان انجام)
• امکان ایجاد وقفه با درج شرح وقفه
• امکان اخذ گزارش کارتابل هر کاربر
• گزارش روال کار انجام شده
• امکان برآورد بهره وری کاربر
• گزارش میزان وقفه و برآورد زمانی
• گزارش وضعیت ارجاع، تایید، برگشت
• گزارش کارنامه بهروری
• و...
آیا می دانستید با استفاده از سیستم یکپارچه مدیریت مشتری CRM میتوانید با سرعت نیاز ها و درخواست های مشتری هایتان را برآورده کنید
امکانات مدیریت پروژه
• تعریف پروژه
• اختصاص و دعوت از کاربر به پروژه
• تعریف سرفصل پروژه
• تعریف کار برای پروژه
• گردش کار در پروژه
• روال انجام پروژه
• گزارش مرحله به مرحله پروژه
• برآورد زمانی انجام پروژه
• میزان درصدی اتمام پروژه
• و...
اهداف برنامه
-کاهش حجم کاغذبازی اداری و کارهای روزمره ای که باید به طور دستی انجام شود
-تسهیل و تسریع ارتباطات سازمانی و انسانی
-کاهش اشتباه ها و در نتیجه افزایش صحت داده ها
-تقویت امنیت سازمان
-افزایش کارایی از طریق خودکار کردن پردازش های تجاری و حذف مراحل غیرضروری
-بهبود مدیریت پردازش های تجاری از طریق شیوه های کاری استاندارد و توانایی بازرسی بهتر
-بالا رفتن سطح انعطاف پذیری در سازمان
-بهبود پردازش های تجاری از طریق ساده سازی آنها
-ایجاد زمان مطمئن برای تحویل کالا یا سرویس تولیدی
-کاهش انبارداری به حداقل
-بهبود خدمات رسانی به مشتریان گردش کار