ارتباط از طریق ایمیل برگشت کسب و کارها به ایمیل

ارتباط از طریق ایمیل برگشت کسب و کارها به ایمیل

متاسفانه این روزها کسب و کارها و کاربران از طریق پیام رسانها که شیوه ساده‌تر و محبوب‌تری است ارتباط برقرار می کنند و نمی‌توان کسب و کارها را به خاطر پذیرش و ارتباط با مشتری و همکارانشان از این طریق سرزنش کرد. اما در طول چند سال اخیر چند پیام رسان بسیار رایج بین ایرانی‌ها مسدود شده است و این قضیه به کانال‌های ارتباطی بین کسب و کارها و مشتریان آنها صدمه زده است. شاید راه حل انتخاب و مهاجرت به یک پیام رسان دیگر باشد اما در این میان شاید بد نباشد یک روش بسیار کارا و حرفه‌ای یعنی ارتباط از طریق ایمیل را نیز مجدد در انتخاب‌ها قرار داد.
ارتباط و مکاتبه از طریق ایمیل بسیار منعطف و کاراست. ایمیل‌ها از طریق وب، اپ موبایل و نرم افزارهایی مانند Outlook در دسترس هستند. انواع اپ و نرم افزارهای رایگان و یا حرفه ای در پلتفرم‌ها و سیستم عامل‌های مختلف در دسترس هستند که تقریبا هر سلیقه و نیازی را پوشش میدهند. ایمیل‌ها را میتوان دسته بندی و آرشیو کرد، در تمامی آنها جستجو کرد، انواع فیلتر و دسته بندی خودکار روی آنها داشت، برچسب گذاری کرد، پرینت گرفت، به سادگی برای افراد مختلف ارسال کرد، چندین کپی در جاهای مختلف از آنها داشت و ایمیل آدرسی تحت دامنه و برند خودتان داشته باشید.

اما چند نکته است که عدم رعایت آنها توسط کاربران و کسب و کارها باعث شده است که ارتباط از طریق ایمیل گاهی غیرقابل اعتماد یا سخت باشد و یا کاربران تجربه خوبی از آن نداشته باشند در ادامه به برخی از آنها اشاره خواهد شد. که رعایت آن میتواند مکاتبات شما را حرفه ای و موثرتر کند.

. ایمیل‌های کاری خود را حداقل روزی یکبار (بهتر است چند بار در روز) چک کنید. اگر چک کردن از طریق کامپیوتر برایتان سخت است بسیار ساده میتوانید روی موبایل خود اپ یا تنظیمات مرتبط را قرار دهید که پس از دریافت ایمیل به شما اطلاع دهد. سرویس های ایمیل مانند Gmail و Outlook و Yahoo اپ موبایل اختصاصی دارند و اگر آدرس ایمیل تحت دامنه خودتان (سایت شرکت یا فروشگاه) است نیز روی گوشی های آیفون و اندروید اپ‌هایی هستند که به سادگی و با تنظیم سرور مربوطه میتوانید با آنها ایمیل‌ها را دریافت، مشاهده و مدیریت کنید.
تاکید می‌کنم که اگر به کسی ایمیل میزنید (چه به عنوان کاربر و چه به عنوان کسب و کار) و یا آدرس ایمیل خود را در وب سایت خود درج کرده یا در شبکه های اجتماعی به مخاطبان یا مشتریان خود معرفی کرده لازم است نسبت به آن مسئول باشید و ایمیل را به صورت مرتب و ترجیحاً حداقل یکبار در روز چک کنید.
اگر برای مدتی نمی توانید ایمیل خود را چک کنید یا بررسی ایمیل‌ها وقت بیشتری میخواهد بهتر است یک پیام خودکار برای ایمیل قرار دهید. در این حالت کاربر پس از ارسال نامه یک پیام خودکار دریافت میکند که به او میگوید که ممکن است بررسی ایمیلش چند روز طول بکشد.

۲. از آدرس ایمیل کاربر سواستفاده نکنید. اولویت و کاربری اول ایمیل برای مکاتبه دو طرفه است. اگر کاربری به شما (به عنوان کسب و کار) ایمیل زد بدین معنا نیست که او میخواهد بمباران تبلیغاتی شود. از قرار دادن آدرس ایمیل کاربران در چیزهایی مثل خبرنامه یا لیست ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی خودداری کنند و بدتر از آن آدرس ایمیل کاربر را در اختیار دیگران (خریداران آدرس های ایمیل و فرستندگان تبلیغات) قرار ندهید. شما میتوانید مثلا در انتهای پاسخ به ایمیل کاربر به او پیشنهاد دهید در خبرنامه عضو شود اما اینکار را بصورت خودکار و بدون اطلاع و اراده او انجام ندهید.

۳. مکاتبه از طریق ایمیل به مانند پیام رسان‌ها نیست و به زبان ساده تر بایستی در نوشتار و محتوا دقت بیشتری کنید. چه به عنوان کاربر و چه به عنوان کسب و کار. رعایت ادب را در نامه‌ها داشته باشید. لازم نیست متن ادبی و طولانی بنویسید (در واقع هیچگاه ایمیل طولانی با متن غیرضروری ننویسید) اما پیام های تک خطی مشابه مکاتبه از طریق پیام رسان هم چندان جالب نیست. از همه مهمتر اینکه ایمیل برای ارتباطات لحظه‌ای و مکاتبات متعدد برای یک موضوع نیست. بنابراین در هر ایمیل سعی کنید اطلاعات و توضیحات کامل را درج کنید. اگر کاربر هستید به جای سلام و عرض ارادت طولانی اما طرح سوال یا مشکل به صورت ناقص و مبهم در اولین مکاتبه، سعی کنید مشکل یا سوال خود را با اطلاعات کامل مطرح کنید. (بطور مثال نام، نام کاربری، تاریخ سفارش،شماره فاکتور، توضیح دقیق مشکل و....) اگر مدرکی لازم است که در پیوست نامه ارسال کنید و حتماً در خود ایمیل توضیح دهید که فایلهای پیوست چه هستند. (از پیوست فایلهای حجیم در اولین مکاتبه پرهیز کنید)
همچنین یک اشکال رایج این است که کاربران به جای ارسال یک ایمیل جدید (با عنوان یا Subject جدید) برای موضوعات،مشکل یا سوال جدید، صرفاً در ادامه مکاتبات و ایمیلهای قبلی یک Reply یا پاسخ درج می کنند (احتمالا برای اینکه آدرس ایمیل مخاطب را از اول ننویسند). اینکار غیرحرفه ای و گاهی باعث گیج شدن دریافت کننده می شود. اگر موضوعی بسته شد یا پاسخ خود را دریافت کردید برای موضوعات، مشکل یا سوالات جدید یک ایمیل با عنوان یا Subject جدید و مرتبط ارسال کنید.

۴. انتظار خود از مکاتبات ایمیلی را پایین بیاورید. ارتباط از طریق پیام رسان‌ها باعث شده کاربران انتظار پاسخ در حد چند ثانیه یا دقیقه را داشته باشند. حقیقت این است که در اکثر مواقع پاسخ لحظه ای نیاز نیست و از طرفی ارسال پاسخ های لحظه ای و ارتباط بصورت چت باعث تلف شدن وقت نیروی پشتیبان در کسب و کارها می شود و گاهی نیز لحن و ادبیات کاربر یا نیروی پشتیبانی در ارتباط بصورت چت در پیام رسانها به دلایل مختلف و بخصوص حس لحظه‌ای (عصبانیت یا خستگی) ممکن است درست و حرفه ای نباشد. ایمیل خود را مختصر اما با اطلاعات کافی ارسال کنید و حداقل یک روز کاری را برای دریافت پاسخ لحاظ کنید. اگر مسئله خیلی فوری است ضمن ارسال ایمیل میتوانید از طریق تلفن و پیام رسانها نیز موضوع را اطلاع و پیگیری کنید.

۵.در آخر اینکه چند نکته ریز دیگر را نیز رعایت کنید. در عنوان یا Subject ایمیل را بصورت کوتاه به موضوع ایمیل اشاره کنید( آنرا خالی نگذارید و جای سلام هم نیست). اگر از طرف سازمان یا کسب و کاری ایمیل میزنید که ممکن است افراد مختلف ایمیل‌ها ارسال یا بررسی کنند به نام بخش یا سمت و یا نام خودتان در متن نامه اشاره کنید تا مخاطب بتواند در صورت نیاز بتواند در مکاتبات یا تماس های بعدی به آن ارجاع دهد. از لحن خودمانی یا خیلی احساسی در ایمیل کاری به مشتری یا کسب و کار دیگر که آشنایی نزدیک با آنها ندارید استفاده نکنید، از درج فایل پیوست غیرضروری پرهیز کنید و حتی المکان محتوا را بصورت متنی ارسال کنید. از درج اطلاعات حساس مثل پسورد در متن نامه تا زمانی که ضروری و درخواست نشده باشد پرهیز کنید، از ایموجی در ایمیل بین مشتری و کسب و کار یا سازمان استفاده نکنید و اینکه دقت کنید به ایمیل آدرس درست و مرتبط در یک سازمان یا کسب و کار ایمیل ارسال میکنی. (مثلا ممکن است ایمیل بخش فروش یا بخش پشتیبانی متفاوت باشد)